Määritä ajastettu tehtävä

Yleistä

Dokumenteille voidaan määrittää ajastettuja tehtäviä, jotka suoritetaan voimassaoloajan päättymispäivänä.

Ajastettu tehtävä määritellään kentässä Toimenpide.

Dokumenteista yleisesti: Dokumentit ja niiden käsittely

Ajastetut tehtävät

Ajastettu tehtävä voi olla

Dokumentin tilan vaihto.
Dokumentin siirto Flow'n roskakoriin.
Viestin lähetys dokumentin tekijälle, muuttajalle, omistajalle ja vastuuhenkilölle.

Etsi dokumentteja, joille on määritelty ajastettu tehtävä

Hakusivun Toimenpide ja Voimassa alkaa/päättyy -kenttien avulla

(1) Valitse Arkisto-välilehti.

(2) Valitse Dokumentit > Dokumentti.

Flow avaa keskusteluikkunan Hakutulokset.

(3) Valitse tarvittaessa Voimassa alkaen ja Voimassa päättyen päivämäärärajat.

Napsauta kenttään, jolloin kalenteri avautuu.
Valitse päivämäärä kalenterista.

(4) Valitse tarvittaessa Toimenpide.

Valitse Toimenpide-kentän
esivalintapainike.
Valitse haluttu toimenpide listalta.

(5) Hae hakuehdot täyttävät dokumentit valitsemalla toiminto Hae.

Flow listaa hakuehdot täyttävät dokumentit.

Haku Voimassaolo päättyy -kentän avulla

(1) Napsauta vasemman yläkulman Flow-kuvaketta.

(2) Napsauta työpöydällä toimintoa Voimassaolo päättyy.

Flow avaa listan päättymisajankohdista.

(3) Valitse päättymisajankohta.

Flow näyttää dokumentit, joiden voimassaolon päättyminen sopii valittuun ajankohtaan.

Pääkäyttäjälle

Ennakkovaroituksen ajankohta

Viesti lähetetään oletuksena seitsemän päivää ennen voimassaoloajan päättymistä. Portaalissa voit muuttaa ennakkovaroituksen lähetysajankohtaa, yksikkö on kokonaisia päiviä.

(1) Valitse Portaali

(2) Valitse System Administration > Miscellaneous > System Settings

(3) Etsi avainsana messages.send_days_before_end_time

Avainsanan oletusarvo on default ja se tarkoittaa seitsemää päivää.

Ennakkovaroituksen viestiä

Viestit lähetetään käyttäen viestipohjia, jotka määritellään portaalissa.

(1) Valitse Portaali

(2) Valitse System Administration > Miscellaneous > Message Templates.

Viestipohjien nimet ovat:

end_date_approaching - ilmoittaa etukäteen voimassaoloajan päättymisestä (em. ennakkovaroitus)
object_to_recycle_bin - ilmoittaa että dokumentti siirrettiin roskakoriin
object_status_changed - ilmoittaa tilan vaihtumisesta
object_valid_time_ended - ilmoittaa että dokumentin voimassaoloaika on päättynyt

Tehtävät on ajastettu, ja ajoväli on oletuksena kerran päivässä klo 04:00. Ajastuksen ominaisuuksia voit säätää portaalista:

(1) Valitse Portaali

(2) Valitse System Administration > Miscellaneous > Admin Thread Processes

(3) Etsi avainsana fi.vertex.pdmdoc.ValidDateActionThread

(4) Syötä avainsanalle uusi arvo