Vertex Flow tarjoaa tuotetiedon muutostenhallintaan kolme työkalua:
Kehitysehdotus eli ECR (Engineering Change Request).
Muutos eli ECO (Engineering Change Order).
Poikkeama eli NCR (Non-Conformance Report).
Kehitysehdotuksia, muutoksia ja poikkeamia voi liittää kaikkiin Flow’n objektityyppeihin, esim. nimikkeille, nimikerakenteille, projekteille, tuotteille tai tapahtumille.
Kehitysehdotusten ja poikkeamien luonti sallitaan yrityksessä yleensä kaikille käyttäjille. Flow sallii niiden luonnin, vaikka käyttäjälisenssisi olisi Katselija (Viewer).
Muutosten eli muutostoimeksiantojen tekeminen annetaan yleensä siitä vastuussa olevan henkilön tehtäväksi.
Muutostenhallinnan tärkein hyöty on jäljitettävyys.
Kun esimerkiksi eri lähteistä syntyvät kehitysehdotukset dokumentoidaan järjestelmällisesti, voidaan niihin tarvittaessa myös palata.
Vaikka kehitysehdotus hylättäisiin, jää se silti arvokkaaksi dokumentiksi talteen.
Jos kehitysehdotus hyväksytään, se johtaa muutokseen. Näin voidaan jälkikäteen helposti katsoa koko muutosketju alkaen muutokseen johtaneista syistä loppuen muutoksen tekijään ja itse tehtyyn muutokseen.
Kehitysehdotusten, poikkeamien ja muutosten etenemistä hallitaan työkierron ja vastuuhenkilöiden vaihdon avulla.
Vastuuhenkilö saa asiasta ilmoituksen Flow’n etusivulle.
Työkierron avulla määritellään ehdotuksen tai muutoksen etenemisvaihe.
Halutut työkierron tilan vaihdokset voi yritys määrittää tarpeitaan vastaaviksi.
Kehitysehdotusten, poikkeamien, muutosten ja niitä koskevien objektien (esim. nimikkeiden, mallien ja piirustusten) välille on syytä lisätä liitynnät, joiden avulla voidaan seurata tuotteen elinkaarta.
