Flow systeeminhoito
Pääkäyttäjän vastuut ja velvollisuudet
Vertexillä on pääsääntöisesti kaikkien asiakkaiden Flow-palvelimiin huoltoyhteys. Sen välityksellä Vertexin tukipalvelija pystyy kirjautumaan asiakkaan Flow-palvelimelle ja avustamaan järjestelmätuessa, mikäli tilanne niin vaatii. Huoltoyhteyden ylläpito kuuluu Flow'n pääkäyttäjän vastuulle. Yhteyden toimivuus on hyvä säännöllisesti tarkistaa, jotta se olisi toimintakuntoinen silloin, kun sitä tarvitaan. Asennusten ja muiden muutosten teko on hankalaa ilman toimivaa huoltoyhteyttä.
Flow-palvelimesta puhuttaessa sillä tarkoitetaan palvelinkonetta (tai virtualisoitua laitetta). Yleensä ko. palvelin on varattu vain Flow-järjestelmän käyttöön, mutta koneessa voi olla myös muita palveluja (ohjelmia) käynnissä. Jos palvelinkone on ulkoistettu, pitää pääkäyttäjän olla selvillä koneeseen tehtävistä päivityksistä ja muutoksista, jotta Flow-järjestelmä ja huoltoyhteys toimivat koko ajan keskeytyksettä. Jos palvelinkoneessa on käynnissä muita ohjelmia, pääkäyttäjä ei voi päivittää esim. käyttöjärjestelmää selvittämättä onko sen uusin versio tuettu kaikissa ohjelmissa.
Flow-käytön jatkuvuuden varmistamiseen kuluu olennaisesti varmuuskopiot. Varmistuksia tarkastellaan kappaleessa ”Pääkäyttäjän rutiinitoimenpiteet”. Ulkoistetun IT:n tapauksessa varmistukset hoitaa yleensä ulkoistettu IT-tuki, mutta pääkäyttäjä joutuu kuitenkin ottamaan vastuun varmistusten toimivuudesta juuri Flow-järjestelmän kannalta.
Tiedostojen taustakäännöspalvelun häiriötön toiminta edellyttää Flow-järjestelmän remont-ohjelman sallimista virustorjuntaohjelmassa. Jos virustorjuntaohjelma päivittyy, pitää pääkäyttäjän tarkistaa, että remont-ohjelma on edelleen sallittujen ohjelmien listalla. Parhaiten tämä toteutuu, kun sallitaan koko remont-hakemisto sekä sen alla oleva remont.exe -ohjelma.
Pääkäyttäjän rutiinitoimenpiteet
Ohjelmatoimittaja on Flow-asennuksen yhteydessä asettanut varmuuskopiot käynnistymään automaattisesti yöaikaan, koska tietokanta on tällöin yleensä rauhallisessa tilassa. Varmistus tapahtuu joka yö ja tietokannan varakopio tallentuu Flow-palvelimen BACKUPS-hakemistoon saman nimiseksi tiedostoksi (esim. vertexflow.pgdump). Tiedoston nimeäminen saattaa olla hoidettu jollakin scriptillä esim. viikonpäivän nimelle. Flow-järjestelmästä varmistetaan sekä tietokanta että tiedostot. Tiedostot sijaitsevat Flow'n hakemistorakenteessa pdmfiles-hakemistossa, jonka säännöllisestä varmistamisesta pääkäyttäjän pitää huolehtia. Flow-ohjelmaa ei tarvitse varmistaa, sillä se voidaan aina asentaa uudelleen toimittajan asennusohjelmalla.
Palvelimen levytilan seuranta on hyvin tärkeää. Tila ei saa koskaan päästä loppumaan, sillä levytilan loppuessa Flow’n toiminnallisuus häiriytyy vakavasti ja ongelmatilanteesta toipuminen on hankalaa. Flow-käytön aikana tietokantaan tulee uusia rivejä ja tiedostoja syntyy jatkuvasti. Tietokannan kasvu on hidasta, mutta erityisesti isot 3D-mallit saattavat täyttää levyä nopeasti. Jos tietokantapalvelin ja Flow’n tiedostopalvelin ovat eri koneessa (tai tietokanta ja tiedostot ovat eri levyillä), tulee molempien levytilan käyttöä seurata aktiivisesti.
Flow-palvelinkoneen käyttöjärjestelmä on useimmiten Windows. Käyttöjärjestelmän päivitykset tapahtuvat Windows-maailmassa useimmiten automaattisesti. Tässä ei yleensä ole ongelmaa Flow’n kannalta. Jos palvelimen ylläpito on ulkoistettu, tulee huolehtia siitä, että päivitysten ajo ei haittaa Flow-käyttöä. Jos Flow-palvelinkoneen käyttöjärjestelmä on Linux, päivityksistä huolehtii Vertex Systems.
Käyttöönoton toimintoja
Flow-käyttöönotto tehdään lähes poikkeuksetta yhteistyössä Vertexin henkilöstön kanssa. Käyttöönoton toiminnoista pääkäyttäjän ei siis yleensä tarvitse murehtia. Tässä kappaleessa on esitelty tyypillisiä käyttöönoton toimintoja, joista pääkäyttäjän on hyvä tietää.
Asennuksen jälkeen perustetaan käyttäjätunnukset. Käyttäjätunnusten määrä ja tyyppi riippuvat yritykseen hankituista käyttäjälisensseistä. Jokainen käyttäjä tulee asettaa ryhmään "Basic users". Pääkäyttäjä kuuluu lisäksi ryhmään "System Administrator" - tästä on jo asennusohjelma huolehtinut. Tarvittavat käyttöoikeudet edellyttävät uusien ryhmien perustamista. Organisaatio on yksi tapa ryhmitellä käyttäjiä Flow'ssa. Asennuspaketissa valmiina oleva yksi organisaatio yleensä riittää ja käyttäjät voidaan liittää siihen, mutta sen nimi voidaan vaihtaa paremmin kuvaavaksi.
Yleensä Flow tuotantotietokanta on asennuksen jälkeen "tyhjä". Aineistoa pitää tuoda Flow'hun importoimalla verkkolevyiltä dokumentteja, Excelin kautta nimikkeitä ja rakenteita, G4:n aineistoa tai SolidWorksin aineistoa (malleja ja piirustuksia). Tämä kaikki tehdään Flow'n käyttöönottovaiheessa tiiviissä yhteistyössä Vertexin projektihenkilön kanssa. Näin saadaan Flow tukemaan yrityksen omaa suunnitteluympäristöä. Jos CAD-järjestelmään on tehty oma komponenttikirjasto, se voidaan tuoda Flow'hun kaikkien käyttäjien ulottuville.
Koska kaikki yritykset toimivat eri tavoilla, ei ole mahdollista yksiselitteisesti kuvata miten tuotteet, dokumentit, projektit, nimikkeet ym. pitää luokitella ja linkittää ja miten eri asioiden työkierto etenee. Tästä syystä Flow'n käyttöönoton lopputuloksena pitää olla yrityskohtainen huoneentaulu, "toimintatapaohje". Siinä on kuvattu, miten yrityksen tuotteen elinkaaren hallinta toimii, mitä se konkreettisesti tarkoittaa ja mitä Flow'n toiminnallisuuksia siinä käytetään ja miten. Toimintaohjeen kirjoittaa lähes aina yrityksen Flow'n pääkäyttäjä. Valmiin pohjan toimittaa Vertexin projektihenkilö. Joskus kannattaa muuttaa Flow'n toiminnallisuutta (eli asetuksia), joskus taas omia prosesseja. Flow-käyttöönotossa on hyvä tilaisuus myös muuttaa toimintatapoja paremmiksi.
