Dokumentit ja niiden käsittely
Yleistä
Mikä on dokumentti? Useimmille mieleen tulee Word-muotoinen teksti.
- Dokumentti on yksi Flow'n objektityyppi, joka noudattaa pääosin muiden objektien käsittelyohjeita:
- Katso: Objektit ja niiden käsittely.
- Dokumentti muodostuu ominaisuustiedoista (metadatasta) ja liittyvästä tiedostosta, joka voi olla esim. Word-tiedosto, Excel-taulukko, valokuva, esitys, tietokoneohjelma, jne.
- Dokumenttiin liitetyn tiedoston tyyppiä ei ole rajoitettu.
- Dokumenttia avattaessa tai varattaessa se avautuu siinä ohjelmassa, joka tiedoston loppupäätteeseen on assosioitu.
- Dokumenttiin voi liittyä liitetyn tiedoston lisäksi myös muita tiedostoja, jotka ovat pääsääntöisesti varsinaisen tiedoston johdannaistiedostoja, kuten katseluun tarkoitettu pdf-tiedosto.
Hyötyjä dokumentin tallennuksesta Flow-järjestelmään on mm.
- Dokumentit ovat kaikki yhdessä paikassa, josta niitä osataan etsiä.
- Dokumentti voidaan versioida ja aina tiedetään, mikä on kurantti, viimeisin versio.
- Dokumentti voidaan liittää siihen asiayhteyteen (tapahtuma, projekti, tuote, jne.) johon dokumentti liittyy.
Dokumenttien käsittely
Perusta uusi dokumentti
Voit perustaa uuden dokumentin Flow'n käyttöliittymässä joko liitetiedoston kanssa tai ilman liitetiedostoa.
Perusta uusi dokumentti Vedä ja pudota-toiminnolla
Nopein tapa perustaa uusia dokumentteja Flow'hun on ns. Drag&Drop, jossa kerralla voit tallentaa Flow'hun useita liitetiedostoja, jotka muodostavat samalla uusia dokumentteja.
Varaa dokumentti muokattavaksi
Varauksessa Flow kopioi dokumenttiin liittyvän liitetiedoston työasemalle, jossa Flow avaa liitetiedoston sovellusohjelmalla.
Palauta muokattu dokumentti
Palautuksessa Flow kopio dokumenttiin liittyvän liitetiedoston työasemalta palvelimelle joko vanhan tiedoston päälle tai tekee siitä uuden revision
- Katso: Palauta dokumentti
Palauta muokattu Office-dokumentti
Voit palauttaa Office-dokumentin tietyin edellytyksin myös suoraan Office-ohjelmasta.
Palauta muokattu Office-dokumentti
Voit palauttaa Office-dokumentin tietyin edellytyksin myös suoraan Office-ohjelmasta.
Vapauta dokumentti
Vapautuksessa hylkäät liitetiedostoon tehdyt muutokset ja Flow vapauttaa palvelimella dokumentin varauksen.
- Katso: Vapauta dokumentti
Liitä tiedosto -toiminto
Liitä tiedosto -toiminnolla voit lisätä olemassa olevaan dokumenttiin vaihtoehtoisen tiedoston eri käyttötarkoituksiin (esim. eri tiedostoformaatit).
- Katso: Liitä tiedosto
Ajastetut tehtävät
Voit määrittää dokumenteille ajastettuja tehtäviä, kuten tilan vaihdon tai viestin lähetyksen tietyn ajan kuluttua.
- Katso: Määritä ajastettu tehtävä
Korjaa dokumentti
Jos dokumentille on jäänyt väärä varaustieto, voit vapauttaa sen.
Avaa dokumenttiin liittyvä tiedosto
Toiminnolla voit katsella dokumenttiin liittyviä tiedostoja. Toiminnon avaulla avattua tiedostoa et voi palauttaa avatun tiedoston tilalle.