Tyypillinen Flow-järjestelmä sisältää satoja projekteja ja tuhansittain nimikkeitä, malleja ja piirustuksia.
Oikean tiedon löytäminen tällaisesta määrästä vaatii huolellista suunnittelua.
Jotta tiedon hakeminen onnistuisi, tiedon tallentaminen pitää tehdä järjestelmällisesti.
Hakeminen on PLM-järjestelmän tärkein toiminto eli kyse ei ole vähäpätöisestä asiasta.
Tiedon hakemisessa objektin tunnus (esim. piirustusnumero tai nimiketunnus) on yksikäsitteinen.
Ei voi olla kahta projektia, joilla on sama tunnus, eikä kahta piirustusta, joilla on sama tunnus.
Objektin tunnus voi olla vielä tuoreessa muistissa henkilöllä, joka aktiivisesti työskentelee kyseisen objektin parissa. Muuta tietoa ei tässä tapauksessa tarvita.
Kun aikaa kuluu ja objektin tunnus unohtuu, objektin kortilla oleva metadata (kuvaus, päivämäärä, luokite, ym.) helpottaa etsittävän tiedon löytämistä.
Käyttämällä hakukriteereinä yhtä aikaa useaa metadatan tietoa pystytään tehokkaasti rajaamaan etsittävää tietoa. Luokite - tai mikään muu kenttä - ei saisi olla liian suuressa roolissa, koska useamman kentän käyttö on tehokkaampi menetelmä aineiston rajaamisessa. Kuvaus-kentän käyttö on toimivaa, mikäli datan syöttämisessä on käytetty sanakirjaa ja kentän sisällöissä on vain rajoitetut vaihtoehdot.
Eräs tapa etsiä tietoa PLM-järjestelmästä on liitosten käyttö.
Yleensä ihminen muistaa jonkin tapahtuman tai asiakkaan, johon etsittävä tieto liittyy.
Jos haetaan vaikkapa nimikettä, etsitään ensin asiakas ja asiakkaan kortilta siihen liittyvä projekti. Liittyvä projekti (jos niitä on useita) tunnistetaan tyypillisesti päivämäärän perusteella. Projektin kortille liittyvä nimike löytyy lopulta helposti. Metadataa ei tässä menetelmässä juurikaan tarvita.
