Käyttäjien hallinta

Organisaatiot

Jokainen Flow'n käyttäjä pitää asettaa kuuluvaksi ainakin yhteen organisaatioon. Flow'n organisaatio saattaa olla sama kuin yrityksen todellinen organisaatio (esim. pääkonttori, sivutoimipiste tai alihankkija). Flow'n organisaatio saattaa olla myös näistä poikkeava ryhmittymä, johon käyttäjät halutaan asettaa kuuluvaksi. Joka tapauksessa pääkäyttäjä hyötyy käyttäjän organisaatiosta, koska käyttäjien tietoja muokattaessa käyttäjälista voidaan järjestää organisaation perusteella.

Flow'n organisaatio voi olla siis vaikkapa yrityksen jokin sisäinen ryhmittymä tai maantieteellisesti määritelty toimipaikka. Teknisesti Flow'ssa organisaatiota hyödynnetään File serverin asetuksia säädettäessä (jos File server on käytössä) ja sen perusteella käyttäjän tietojen tallennuspaikka määräytyy. Raporteissa voidaan organisaation perusteella listata käyttäjän oman organisaation logo raporttiin.

Käyttäjäryhmät

Käyttäjäryhmä on Flow-käyttäjän pakollinen tieto. Käyttäjä voi kuulua yhteen tai useampaan ryhmään.

Ryhmällä on teknisesti yksi tehtävä: se määrittelee käyttäjän oikeudet nähdä ja muokata järjestelmään tallennettuja tietoja.
Oikeuksia ei säädetä muutoin kuin ryhmien välityksellä.
käyttäjäryhmiä voidaan hyödyntää myös käyttäjätietojen järjestelyyn ilman oikeuksien määrittelyä, jos siitä on systeeminhoitajalle hyötyä.
Yksi käyttäjäryhmä on aina erityisasemassa: systeeminhoitoryhmä.
- Jos käyttäjä kuuluu tähän ryhmään, hän saa oikeudet järjestelmän ylläpitoon, ja on toisin sanoen järjestelmän pääkäyttäjä.
Toinen erityisasemassa oleva ryhmä on "Basic users"
- Jokaisen käyttäjän tulee kuulua ainakin tähän ryhmään, jotta Flow'n käyttöliittymää voitaisiin täysipainoisesti käyttää.

Käyttäjät

Jokaisella Flow-käyttäjällä pitää olla käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjätunnusten määrä ja lisenssityyppi vaihtelevat asennuksesta toiseen. Jo Flow'n hankinnan yhteydessä on päätetty tarvittava käyttäjämäärä, mutta myöhemmin tunnuksia voidaan hankkia lisää. CAD-käyttö vaatii myös käyttäjälisenssin, mutta lisenssi sallii samanaikaisesti kirjautumisen selaimessa. Sen sijaan selaimessa yhdellä käyttäjätunnuksella voi kirjautua vain kerran. Jos on jo kirjautunut Flow'hun ja samalla käyttäjätunnuksella yrittää jälleen kirjautua Flow'hun toisessa selainikkunassa, antaa ohjelma varoituksen ja pudottaa ensimmäisen saman käyttäjätunnuksen istunnon pois.

Käyttäjälisenssejä voidaan tarkastella Flow'n portaalissa. Käyttäjien määrä ja tyyppi on Flow'hun hankitussa käyttölisenssissä asetettu. Lisenssejä on Flow'ssa kahta päätyyppiä: Creator ja Viewer. Lisenssityyppi määrittelee käyttäjän oikeuksia seuraavasti:

Creator voi perustaa uusia dokumentteja, projekteja, tuotteita, jne.
Viewer voi vain katsella, avata ja ladata olemassa olevia dokumentteja, projekteja, tuotteita, jne.

Käyttäjän sisäänkirjautumista säätelee käyttäjäkohtainen, valittu lisensointitapa. Käyttäjälisenssi voi olla henkilökohtainen (nimetty) tai jaettu (kelluva).

Nimetty

Nimetty käyttäjälisenssi on vain yhden, nimetyn henkilön käytössä.
Lisenssin haltijoita on siis vain yksi.
Tämä lisenssi mahdollistaa kyseisen, nimetyn henkilön sisäänkirjautumisen ja Flow-käytön milloin tahansa.

Kelluva

Jos käyttäjälisenssi on jaettu, lisenssi on useamman henkilön käytössä.
Lisenssin haltijoita on silloin useita, mutta jokaisella on oma, henkilökohtainen käyttäjätunnus.
Tämä mahdollistaa hankittujen käyttäjälisenssien määrään verrattuna useamman Flow-käyttäjän.
Kelluvien lisenssien käytössä ei voida tietenkään taata kaikkien käyttäjien kirjautumista järjestelmään.
- Jos esim. lisenssejä on hankittu 5 kpl, mutta käyttäjätunnuksia 20, vain viisi ensimmäistä voivat kirjautua Flow'hun.
- Muut lisenssin haltijat joutuvat odottamaan lisenssin vapautumista (uloskirjautumista).