Työkierrot
Työkiertojen määritys
Voit perehtyä tilamallin ideaan täällä, jos käsite ei ole entuudestaan tuttu. Käytä omassa Flow-järjestelmässäsi ensisijaisesti järjestelmään toimittajan tekemiä tilamalleja. Tutustu ainakin niiden toiminnallisuuteen, ennen kuin mietit uusien tilamallien luontia tai olemassa olevan tilamallin muokkausta.
- Tilamallien tulisi tukea yrityksen olemassa olevaa toimintaa, eikä päinvastoin.
- Tilamallien toiminta ja sovitus omaan liiketoimintaan tehdään yhdessä Vertex Systems Oy:n projektihenkilöstön kanssa, kun Flow-järjestelmää otetaan käyttöön.
Työkiertojen toimenpiteet tehdään portaalissa kohdassa System Administration > Workflow
Valinnalla avautuu valikko, jossa näkyy järjestelmän tilamallit. Kun perustat tilamallin (New), sinun pitää määritellä
- Tilamallin nimi ja vapaamuotoinen kuvaus
- Tilat, jotka halutaan tähän tilamalliin sisällyttää
- Objektityypit, joihin haluat soveltaa kyseistä uutta tilamallia ( PDM Object Types using this State Model)
Tallenna tilamalli. Sen jälkeen avaa määrittelemäsi tilamallia muokattavaksi ja määrittele, mitkä tilasiirtymät ovat tilamallissa mahdollisia. Tilasiirtymät määritellään tilamallin muokkaustilassa valinnalla "Transitions".
Tämän jälkeen uudet perustettavat objektit noudattavat uutta tilamallia. Myös tilan ominaisuuksia voidaan säätää. Esim. ERP-siirron käynnistyminen asetetaan tilan ominaisuuksissa. Voit myös valita henkilöt, jotka toimivat vastuuhenkilöinä kyseisessä tilamallissa johonkin tiettyyn tilaan siirryttäessä. Vastuuhenkilön valinta on tilakohtainen toiminta, koska pitää olla mahdollista asettaa eri vastuuhenkilöt esim. projektin myynti-tilassa ja projektin suunnittelu-tilassa. Vastuuhenkilöiden asetus kerrotaan sivulla Vastuuhenkilöt.
Jos Flow on ollut yrityksessäsi jo tuotantokäytössä, uusi tilamalli koskee vain uusia objekteja. Jos haluat vanhat objektit uuden tilamallin mukaisiksi, tee Excel-siirto: vie objektit Flow'sta Exceliin, muuta Excelissä objektien tila sopivaksi ja tuo objektit takaisin Flow'hun.
Määrittele tilamalli
Tässä esimerkki Standard-tilamallin määrittelystä.
- Tilan ominaisuudet voit asettaa painamalla kuvaan vihreällä laatikolla merkitystä kuvakkeesta
- Tilan vastuuhenkilöt voit asettaa kuvaan keltaisella laatikolla merkitystä kuvakkeesta
- Tilasiirtymät määrittelet Transition-linkistä
- Tilamallia noudattavat objektityypit määrittelet toiminnolla PDM Object Types using this State Model
Tilamallia noudattavat objektityypit
Selected Types -ikkunassa näkyvät valitut objektityypit.
Available Types - ikkunassa näkyvät valittavissa olevat objektityypit
Ikkunoiden välissä olevien nuolien avulla ohjataan valintoja laatikosta toiseen.
Usein nimikkeet, mallit ja piirustukset noudattavat samaa tilamallia. Dokumenttien käytön laajuudesta riippuu, voidaanko dokumenteille antaa myös tämä sama tilamallit vai tehdäänkö niille oma. Mikäli järjestelmään tallennetaan vain teknisiä dokumentteja, jotka liittyvät G4-dokumentteihin tai nimikkeisiin, työkierto voi olla määriteltynä samaksi. Jos dokumentteja käytetään laajemmin, niille on syytä määritellä oma tilamalli.
Määrittele Tilasiirtymät
Määrittele tilasiirtymät valitsemalla linkki 
Name-sarakkeesta valitset haluamasi siirtymän.
State1- ja State2-sarakkeet näyttävät, mitkä tilasiirtymät ovat mahdollisia: objekti siirtyy tilasta State1 tilaan State2.
Tässä esimerkissä:
- Luonnos-tilasta voit siirtää objektin Valmis-tilaan kahdella siirtymällä: Siirtymillä nimeltä Valmis tai Tarkastettavaksi.
- Valmis-tilasta voit siirtää objektin Tarkastettu-tilaan tai palauttaa takaisin suunnittelijalle Luonnos-tilaan
- Tarkastettu-tilasta voit siirtää objektin takaisin suunnittelijalle Luonnos-tilaan tai hyväksyä objektin (Hyväksytty-tila)
- Hyväksytty-tilasta voit siirtää objektin Käytöstä poistettu -tilaan, jolloin ko. objekti jää talteen järjestelmään, mutta sitä ei enää voi käyttää
Order: Järjestysnumero kertoo valintalistan järjestyksen käyttöliittymässä. Huomaa, että tilat joita et voi valita, näkyvät valintalistalla harmaana.
Lähetä viesti tilasiirtymästä (Notifications)
Notifications-linkistä voit valita käyttäjäryhmät, jotka saavat tiedon, kun objekti siirtyy kyseiseen tilaan.
Valittuun käyttäjäryhmään/käyttäjäryhmiin kuuluvat henkilöt saavat sähköpostin, kun objekti siirtyy kyseiseen tilaan. Sähköpostissa käytetään Using template valikosta valittua viestipohjaa, tässä tapauksessa inform_approver.
Huomaa, että et voi valita yksittäistä käyttäjää, vain käyttäjäryhmän. Mikäli haluat vain yhden henkilön saavan viestin, sinun on perustettava käyttäjäryhmä, johon vain tämä yksi käyttäjä kuuluu.
Huomaa, että nimikkeen tilan muuttamisesta sähköposti kulkee toista kautta. Notification-toiminnolla voit lähettää tietoja kaikkien muiden objektityyppien tilan muutoksista.
Lähetä viesti nimikkeen tilansiirtymästä
Nimikkeen tilasiirtymästä pääset lähettämään viestin Notifications-sivun alaosan linkistä.
Valitse tältä listalta Nimike siirtotilaan
Dialogissa voit valita, mistä tilasta ja mihin tilaan päädytään, kun viesti lähetetää sekä valita käyttäjän tai käyttäjät, joille viesti lähtee.
Changes From -valikosta valitset nimikkeen lähtötilan.
Mahdollisia arvoja ovat tilamallissa määritetyt tilat tai sitten voit valita, että viesti lähtee, olipa tila mikä tahansa (<Any>).
To-valikosta valitset tilan johon nimike siirretään, kun viestin halutaan lähtevän. Mahdollisia arvoja ovat kaikki tilamallissa määritellyt tilat tai siten voit valita, että viesti lähtee kun nimike saa Siirtotilan (<Transfer state>).
Alla olevassa dialogissa on tehty seuraavat valinnat:
- Nimikkeen lähtötilalla ei ole merkitystä (<Any).
- Kun nimike siityy tilaan Transfer, lähetetään viesti, ks. Tilan ominaisuudet.
- Viesti lähetetään käyttäjälle Seppo Suunnittelupäällikkö
- Viestipohjana käytetään pohjaa Item_transfered
Määritä tilasiirtymään oikeutettu käyttäjäryhmä (Allowed for)
Tilasiirtymät-dialogin Allowed for -linkistä voit määrittää käyttäjäryhmät/ryhmät, joilla on oikeus tehdä ko. tilasiirtymä.
Valitse oikean puoleisesta ikunasta vasempaan ikkkunaan ne käyttäjäryhmät, joilla on oikeus tehdä ko. tilasiirtymä.
Jos oikeutettua käyttäjäryhmää ei määritetä, kaikilla on oikeus tehdä ko. siirtymä, kunhan heillä on kirjoitusoikeus kyseiseen objektiin.
