Työkiertojen taustaa
Miksi
Työntekijä ei ole yrityksessä yksin. Oikeastaan aika harva tehtävä on sellainen, jonka voi suorittaa alusta loppuun asti keneltäkään mitään kysymättä ja kenellekään mitään kertonmatta. Mitä laajemmasta ja pitkäkestoisemmasta työstä on kysymys, sitä enemmän siihen liittyy erilaisissa tehtävissä toimivia ihmisiä, eri osastoja ja kommunikaatiota näiden välillä. Tiedonhallintajärjestelmän pitää tukea tällaista toimintaa. Kaikki objektit (dokumentit, piirustukset, nimikkeet, projektit, ym.), joiden käsittelyyn liittyy useampi tekijä tai osasto, tulee voida jotenkin korvamerkata jonkun henkilön vastuulle. Tämä vastuu voi vaihtua kun työ etenee. Projekti on aluksi myyjän hallinnassa, mutta kun kaupat on tehty, myyjä on projektivastuusta vapaa. Projektille määrätään projektipäällikkö, joka jakaa tehtäviä. Piirustus on suunnittelijan työpöydällä, kunnes suunnittelija on viimeiset viivat tai mitat piirustuksen asettanut. Sen jälkeen piirustus menee (usein hyväksynnän kautta) tuotannon työjonoon ja suunnittelija ottaa seuraavan tehtävän hoitaakseen. Näin työt siirtyvät henkilöltä toiselle ja osastolta toiselle. Vertex Flow tarjoaa käyttöliittymässä mahdollisuuden asettaa objektille vastuuhenkilö objektin kortilla olevaan kenttään. Tämä henkilö näkee työpöydällään aina omalla vastuullaan olevat objektit jo sisäänkirjautumisen yhteydessä.
Heti käyttöön
Flow on heti asennuksen jälkeen valmis käytettäväksi. Asennuksen mukana tulee tilamalli, joka sellaisenaan soveltuu hyvin moneen erilaiseen toimintaympäristöön. Raskaita muutostöitä ei ole tarpeen tehdä käyttöönottovaiheessa, vaikka Flow tarjoaakin mahdollisuuden rakentaa täysin yksilöllinen tilamalliratkaisu käyttävän yrityksen jokaiselle objektityypille erikseen.
Erilaiset tilamallit
Mikään dokumentti ei ole valmis heti kun dokumentti on perustettu ja ensimmäiset tekstirivit kirjoitettu. Samoin piirustus, jossa on muotoviivat, vaatii vielä mitoituksen, toleroinnin ja pintamerkit. Kuitenkin käyttäjällä saattaa olla tarve tallentaa tekemänsä työ (dokumentti, piirustus, jne.) Flow'hun muiden nähtäville, vaikka itse työ olisi vielä keskeneräinen. Dokumentin tila on Flow'ssa nähtävissä dokumentin kortilla. Sama periaate koskee lähes kaikkia objekteja: jokaisella eri objektityypillä on Flow'n tilamallissa määritelty, mitä tiloja objektille voidaan asettaa. On myös mietitty, miten eri tilasta siirrytään toiseen tilaan ja mitkä tilasiirtymät eivät ole mahdollisia. Kyse on tilamallista, joka on erilainen eri objekteille. Käyttöönoton yhteydessä yleensä mietitään yritystä parhaiten palveleva tilamalli, mikäli asennuksen mukana tuleva tilamalli ei toimi yrityksen prosesseissa riittävän kattavasti. Projekti voi olla syntyessään tilassa "TARJOUS", etenee tilaan "MYYNNISSÄ" kun kaupat on tehty ja lopulta tilaan "TOIMITUS", kun vastuu siirtyy suunnitteluun tai tuotantoon. Hinnasto on aluksi tilassa "LUONNOS" ja vasta kun hinnasto on saatu valmiiksi ja aktiivikäytössä, hinnasto asetetaan tilaan "JULKAISTU". Tällä tavoin objektin kortilla näkyvä tila ilmaisee kaikille käyttäjille, kuinka luotettavaa tieto on ja missä vaiheessa työkiertoa ollaan menossa.
Työkiertojen määritys
Käytä ensisijaisesti järjestelmään toimittajan tekemiä tilamalleja. Tutustu ainakin niiden toiminnallisuuteen, ennen kuin mietit uusien tilamallien luontia tai olemassa olevan tilamallin muokkausta.
- Tilamallien tulisi tukea yrityksen olemassa olevaa toimintaa, eikä päinvastoin.
- Uusien tilamallien luonti tai vanhojen muokkaus olisi syytä miettiä yhdessä Vertex Systems Oy:n projektihenkilöstön kanssa, kun Flow-järjestelmää otetaan käyttöön.
Yksinkertaisimmillaan työkierto voi olla "Kesken" – "Valmis" – "Poistettu". Yksinkertainen on kaunista, jos se vain on mahdollista.
Kappaleessa Objektien elinkaaritarkennetaan työkierron yksityiskohtia.