Tarkastus- ja hyväksyntämenettelyt

Eri yritysten välillä toiminta tarkastus- ja hyväksymismenettelyiden suhteen vaihtelee todella paljon. Oppikirjamallin mukaan valmis piirustus tulisi ensin käydä tarkastajalla ja sen jälkeen vielä hyväksyjällä. Tyypillisesti tarkastus- ja hyväksymisleiman piirustukselle antaa suunnittelupäällikkö. Vasta tämän jälkeen piirustus voidaan toimittaa tuotantoon. Se, käytetäänkö tällaista menetelmää, riippuu siitä, koetaanko tarkastus- ja hyväksyntämenettely ollenkaan tarpeelliseksi. Joissakin yrityksissä jokainen suunnittelija hyväksyy itse omat piirustuksensa, jolloin ei voida puhua varsinaisesta hyväksynnästä - kyseessä on vain piirustuksen tilan vaihto. Tällaisissa yrityksissä koetaan, että tarkastamis- ja hyväksymistyö kuormittaisi suunnittelupäällikköä aivan liikaa, eikä siitä koeta saatavan mitään hyötyä. On myös yrityksiä, joissa oppikirjamalli on käytössä jokaisessa piirustuksessa hyvin systemaattisesti. Vertex tukee molempia käytäntöjä ja tarjoaa tarkastamisen ja hyväksyntään kaksi menetelmää:

• Leima annetaan G4:n toiminnoilla
• Leima annetaan Flow'n toiminnoilla selaimessa

Molemmissa tapauksissa leimaus kattaa tilan vaihdon, päivämäärän, sekä tarkastajana tai hyväksyjänä toimivan henkilön tietojen tallentumisen piirustuksen kortille. Tietojen tallentuminen itse piirustuksen tietoihin ei ole aivan selvä. Jos käytetään G4:n käyttöliittymää, toimintaa suorittava henkilö avaa G4:llä piirustuksen ja palauttaa sen uudessa tilassa (tarkastettu tai hyväksytty). Piirustuksen näkee samalla kun sen avaa. G4:ää käytettäessä tarkastus tai hyväksyntä tehdään piirustuksen palautusikkunassa. Sen jälkeen piirustus vielä päivittyy automaattisesti ja tarkastus- tai hyväksymistieto päivittyy piirustuksen otsikkotauluun. Myös piirustuksen PDF-tiedosto päivittyy, joten sekin on leimauksen jälkeen ajan tasalla.

Jos käytetään Flow:n toimintoja selaimella, pitää piirustuskortilla olla piirustuksen PDF-tiedosto, jota tarkastaja tai hyväksyjä katsoo. Jos leima päätetään antaa, käytännössä ei tehdä muuta kuin piirustuksen tilan vaihto. Ongelmana Flow-käyttöliittymän käytössä tässä yhteydessä on se, että piirustukseen ei päivity muuttuneet tiedot, kuten G4:n käyttöliittymän tapauksessa. Myös vanhassa PDF-tiedostossa on virheellinen tarkastus- tai hyväksymistieto. Hyväksyntä selaimessa on Flow'n lisäoptio. Jos ollaan tarkkoja, niin tarkastus tai hyväksyntä voidaan selaimessa aina tehdä, mutta piirustus ja PDF-tiedosto eivät päivity ilman tuota lisenssioptiota. PDF-tiedoston automaattinen generointi on itsessään myös lisäoptio, mutta hyväksyntä selaimessa on eri asia. PDF-tiedoston päivittyminen vaatii lisenssin lisäksi myös tilamallissa tilan ominaisuuksissa erityisiä valintoja.