Näkymät dokumentaatioon

Huollon ja kunnossapidon tarvitsemat dokumentit

Huolto- ja kunnossapitohenkilöstö työskentelee maantieteellisesti tunnetuissa paikoissa, tehtaissa, osastoilla, huoneissa tai kone- ja prosessilinjoilla. Huoltotyötä tekevät henkilöt haluavat löytää ao. kohteisiin liittyvät dokumentit helposti. Tällöin dokumenttien etsintä halutaan suorittaa esim. tehtaan, konelinjan tai koneen perusteella. Viereisessä kuvassa on esitetty tapaus, jossa näkymät on valjastettu koneiden huoltoa tekevien ammattilaisten tarpeiden mukaan.

• Huollettavaan tai korjattavaan koneeseen liittyvät dokumentit ovat aikoinaan voineet syntyä konelinjan toteuttaneen projektin yhteydessä ja ne olisivat edelleen hyvin löydettävissä jos projektin tunnus olisi tiedossa.
• Toteutusprojektin merkitys dokumentteja kokoavana tekijänä haalistuu ajan mittaan tai on uusille kunnossapidon työntekijöille merkityksetön.

(Tuotanto-) Prosessin seurantaan liittyvät dokumentit

Monimutkaisiin prosesseihin liittyy paljon dokumentaatiota mm. prosessin toiminnasta, säätöarvoista, laatujärjestelmiin liittyvistä määräyksistä ja toimintaohjeista, turvallisuuteen ja työsuojeluun liittyvistä ohjeista.

Perinteisen luokittelujärjestelmän mukaan dokumentti voidaan luokittaa vaikkapa: Valmistusohjeeksi (alaluokitteena mallit, piirustukset, tuoterakenteet), huolto-ohjeeksi, laatudokumentiksi tai vaikkapa työturvallisuuteen liittyväksi ohjeeksi.

• Tällaisen luokittelujärjestelmän avulla voidaan kerralla etsiä esim. kaikki laatudokumentit tai työturvallisuusohjeet.

Kun mukaan tuodaan prosessien hallinta (esim. veden syöttö, höyryn tuotanto ja savukaasujen hallinta), ei edellä mainittu ja sinänsä tarpeellinen luokittelujärjestelmä enää palvelekaan hyvin prosessin seurannasta vastaavaa henkilöstöä.

• Tätä tarkoitusta varten voidaan luoda ns. näkymiä ja kytkeä dokumentteja näihin näkymiin. Tällöin on mahdollista etsiä esim. kaikki laatu-, työ- ja huolto- ja työturvallisuusohjeet, jotka liittyvät höyryn tuotantoon.

Tuotevalikoimaan liittyvät näkymät

Valmistukseen, käyttöön ja huoltoon liittyvät dokumentit luokitellaan usein valmistavassa teollisuudessa oston ja valmistuksen (Flow'n ja ERPin nimikkeet ja niiden luokittelu) tarpeita ajatellen, jolloin tuote- tai tuoteperheisiin liittyvät tiedot eivät toimi järkevinä hakuehtoina.

• Tuotevalikoimaan varten voidaan luoda näkymiä ja kytkeä dokumentit näihin näkymiin.
• Tällöin voidaan kerralla löytää esim. kaikki dokumentit jotka liittyvät vaikkapa jarru- tai voitelujärjestelmään.

Tehdastiloihin (tehdassuunnitteluun tai kunnossapitoon) liittyvät dokumentit

Kun laitosta, sen osastoa tai konelinjaa ollaan uudistamassa osittain, tarvitaan usein tietoa vanhasta järjestelmästä ja laitteistoista. Tietoa tarvitaan joko uuden suunnitelman pohjaksi tai esim. siihen, kuinka uusi laitteisto on järkevää kytkeä vanhaan linjaan.

• Tällöin on tärkeää, että dokumentaatio löytyy koneen, konelinjan tai jonkin prosessin kautta, eikä sitä tarvitse lähetä etsimään jostain laitteet tai linjan toimittaneen tahon kasaamasta kansiosta tai toteutusprojektien tiedostoista. Voihan olla, että konelinjan laitteet ovat aikojen saatossa tulleet useiden erilaisten projektien kautta ja löytyisivät siten näiden useiden projektien avulla.