Dokumenttipohjat
Yleistä
Usein yrityksessä käytetään valmiita dokumenttipohjia esim. muistioiden, tarjousten tai muiden yleisten Office-dokumenttien luonnissa.
- Valmiit dokumenttipohjat varmistavat sen, että esim. palaverimuistiot ovat samalla rungolla tehtyjä.
- Samoin dokumenttipohjassa voi olla valmiiksi otsikot, yrityksen tiedot ja logo, eli näitä ei tarvitse jokaisen erikseen käydä lisäämässä dokumenttiin.
- Erilaisia dokumenttipohjia voi olla paljon, mutta kannattaa muistaa, että mitä useampia pohjia on, sitä useimmin dokumentin tekijä voi valita väärän pohjan.
Dokumenttipohjien muokkaukseen tarvitaan oikeus Document Template Management.
Valitse vakiopohja uuden dokumentin pohjaksi
(1) Tee uusi dokumentti
- Katso ohjetta Perusta uusi dokumentti.
(2) Valitse Uusi tiedosto tiedostopohjasta, lohkossa Tiedostot.
(3) Napsauta esivalintapainiketta 
- Flow avaa listan tiedostopohjista.
(4) Valitse tiedostopohja.
(5) Valitse toiminto OK.
- Flow varaa dokumentin sivulle.
- Windows avaa dokumentin tiedostopäätteeseen liittyvällä sovellusohjelmalla.
Toimitusjärjestelmässä olevat vakiopohjat
Toimitusjärjestelmässä olevat dokumenttipohjat ovat esimerkkejä. Voit muokata niitä oman yrityksesi tarpeisiin tai voit lisätä käytössänne olevia dokumenttipohjia Flow'hun.
(1) Valitse käyttäjävalikon toiminto Pohjat.
- Flow avaa System > Templates -valikon.
(2) Napsauta 
(3) Valitse Document Templates.
- Flow listaa kaikki käytössä olevat dokumenttipohjat näkyviin.
Muokkaa dokumenttipohjaa
(1) Valitse käyttäjävalikon toiminto Pohjat.
- Flow avaa System > Templates -valikon.
(2) Napsauta
(3) Valitse Document Templates.
- Flow listaa kaikki käytössä olevat dokumenttipohjat näkyviin.
(4) Valitse muokattava pohjadokumentti.
(5) Valitse toiminto Dokumentti >
- Windows avaa dokumentin tiedostopäätteeseen liittyvällä sovellusohjelmalla.
(6) Tee tarvittavat muutokset.
(7) Tallenna dokumentti sovellusohjelmalla.
(8) Valitse toiminto Dokumentti > 
- Mikäli haluat vanhan pohjadokumentin jäävän talteen, tallenna dokumentti uudeksi revisioksi.
Jos et ole assosioinut .xml tiedostotyyppiä mihinkään tekstieditoriin, Dokumentti > Varaa ja avaa -toiminnolla XML-tiedosto avautuu oletusselaimeen, jossa sitä ei voi editoida. Tee siis tiedostotyypin assosiointi sellaiseen tekstieditoriin, jossa pystyt XML-tiedostoa muokkaamaan, esim. Notepad++.
Jos et halua tehdä em. assosiointia, saat pohjatiedoston muokattavaksesi download-osioon toiminnolla Dokumentti > Lataa valinnalla Lataa tiedosto yleiseen tallennuskansioon. Tällöin joudut palautusvaiheessa hakemaan muokatun tiedoston download-osiota vastaavasta kansiosta.
Tallenna uusi dokumenttipohja
Lähtötilanteessa sinulla on olemassa pohjadokumentiksi soveltuva tiedosto.
(1) Tee uusi dokumentti.
- Katso ohjetta Perusta uusi dokumentti.
(2) Valitse toiminto Choose file.
(3) Selaa ja valitse lisättävä tiedosto.
(4) Lisää dokumentti Flow'hun valitsemalla toiminto OK.
(5) Valitse lisäämäsi dokumentti Flow'sta.
(6) Valitse toiminto Dokumentti > Aseta pohjaksi.
Poista tarpeeton pohjadokumentti
(1) Valitse käyttäjävalikon toiminto Pohjat.
- Flow avaa System > Templates -valikon.
(2) Napsauta
(3) Valitse Document Templates.
- Flow listaa kaikki käytössä olevat dokumenttipohjat näkyviin.
(4) Valitse poistettava pohjadokumentti.
(5) Valitse toiminto Dokumentti > Poista pohjista.