Dokumenttien tuonti

Yleistä

Dokumentti voi olla mikä tahansa tiedosto, teksti, taulukko, kuva, video jne. Dokumentteja voidaan perustaa interaktiivisesti selainkäyttöliittymän kautta tai sitten voi olla tarpeen tuoda isompi määrä dokumentteja. Tuonti tapahtuu helpoimmin Excel-tiedoston kautta, mutta on mahdollista käyttää tuonnissa myös XML-formaattia. Kun dokumentti on tallennettu Flow'hun, käyttäjä pääsee oikeuksiensa rajoissa käsittelemään tai näkemään dokumentin. Dokumentti ei enää sijaitse yksittäisen käyttäjän "levyn nurkalla", vaan se on tallennettuna Flow-järjestelmään ja varmuuskopioinnin piirissä sekä revisioitavissa, jolloin vanhat revisiot jäävät aina haluttaessa talteen.

Dokumentin tiedot

Tunnus: Tunnus yksilöi dokumentin. Tunnus koostuu yleensä numeerisesta sarjasta, jonka etuliitteenä voi olla myös kirjaimia.Tunnussarjat määritellään usein asiakaskohtaisesti. Pakollinen.

Nimi: Dokumentille annettava selkokielinen nimi, joka kuvaa riittävällä tarkkuudella sen, mistä dokumentista on kyse. Pakollinen.

Versio: Versiotunnus on oletuksena ensimmäiselle versiolle tyhjä. Versiotunnus voi olla positiivinen kokonaisluku, kirjain tai kirjaimen ja kokonaisluvun yhdistelmä. Pakollinen.

Tila: Tilamallin avulla määritellään dokumentin työkierto, esim. luonnos, valmis, hyväksytty. Määritellään usein asiakaskohtaisesti. Pakollinen.

Kuvaus: Dokumenttiin liitettävä tarkempi selvennys siitä, mitä dokumentti sisältää tai mihin käyttöön se on tarkoitettu. Pakollinen.

Luokite: Luokitetieto, jolla dokumentti luokitellaan. Luokite on hierarkinen tieto jonka avulla dokumentti löytyy ja jonka avulla voidaan määritellä dokumentin näkyvyys eri käyttäjäryhmille. Määritellään aina asiakaskohtaisesti. Pakollinen.

Vastuuhenkilö: Valitaan dokumentin tilan vaihdossa.

Julkisuus: Dokumentin julkisuusaste, jonka avulla voidaan määritellä dokumentin näkyvyys eri käyttäjäryhmille.

Dokumenttien tuonti

Tuonti siis tehdään yleensä Excel taulukon avulla. Excel taulukko sisältää vähintään alla olevassa kuvassa esitetyt tiedot.

Kentän nimi	Kentän kuvaus	Selite	Pakollisuus
OBJCODE	Tunnus	Dokumentin tunnussarjasta	X
OBJNAME	Nimi	Dokumentin nimi	X
EXTVCID	Versionumero	Versionumero, oletuksena "0"
STATUSID	Tilan id	Valintatyyppinen kenttä, esim. draft,finished,approved (oletus draft)
DESCR	Kuvaus		X
CLASSIFICATION	Luokite		X
PUBLICITY	Julkisuus	Valintatyyppinen kenttä i = sisäinen oletus p = yleinen s = luettavissa (oletus i)
FILENAME	Tiedostonimi	Dokumentin tiedosto, esim. maalausohje.xlsx	X
VIEWERFILE	Katselutiedoston nimi	Katselutiedosto, esim maalausohje.pdf
PDMOBJECTTYPEID	Tyyppi	Vakioteksti "0000000001"	X
BASEJCLASS	Luokka	Vakioteksti "doc"
COMMENT	Muutoksen kuvaus	Kommentti lisätään palautuskomenttilistaan kuten palautuksessa

Jos mukana on tiedostoja, ne pakataan metadatan kanssa zip-tiedostoon siten, että metadata on Excel taulukossa ja dokumenttiin liittyvät tiedostot metadata.xls tiedoston rinnalla olevassa hakemistossa nimeltä FILES.

Esimerkki:

.\FILES\1234.docx
.\FILES\5678.docx
.\metadata.xlsx

Huomioitavaa:

Luokite-kentässä pitää olla luokitteen tunnus, ei kuvaus
Tilan id-kentässä pitää olla tietokantaan tallennettava arvo, ei käyttäjälle näkyvä informatiivinen kuvaus. Mikäli tilamalli on poikkeaa Flow standardista, Vertex toimittaa tilojen id:t asiakkaalle.
Vastuuhenkilöä ei voi päivittää Excel-taulukon avulla

Excel-taulukon avulla voidaan joko luoda uusia dokumentteja tai päivittää jo olemassa olevan dokumentin tietoja.

Katso: Tuo tietoja Flow'hun (versio 2024) ja Dokumenttien kevyttuonti