Skip to main content
Skip table of contents

Dokumenttien tuonti



Yleistä

Dokumentti voi olla mikä tahansa tiedosto, teksti, taulukko, kuva, video jne. Dokumentteja voidaan perustaa interaktiivisesti selainkäyttöliittymän kautta tai sitten voi olla tarpeen tuoda isompi määrä dokumentteja. Tuonti tapahtuu helpoimmin Excel-tiedoston kautta, mutta on mahdollista käyttää tuonnissa myös XML-formaattia. Kun dokumentti on tallennettu Flow'hun, käyttäjä pääsee oikeuksiensa rajoissa käsittelemään tai näkemään dokumentin. Dokumentti ei enää sijaitse yksittäisen käyttäjän "levyn nurkalla", vaan se on tallennettuna Flow-järjestelmään ja varmuuskopioinnin piirissä sekä revisioitavissa, jolloin vanhat revisiot jäävät aina haluttaessa talteen.

Dokumentin tiedot

Tunnus:  Tunnus yksilöi dokumentin. Tunnus koostuu yleensä numeerisesta sarjasta, jonka etuliitteenä voi olla myös kirjaimia.Tunnussarjat määritellään usein asiakaskohtaisesti. Pakollinen.

Nimi: Dokumentille annettava selkokielinen nimi, joka kuvaa riittävällä tarkkuudella sen, mistä dokumentista on kyse. Pakollinen.

Versio: Versiotunnus on oletuksena ensimmäiselle versiolle tyhjä. Versiotunnus voi olla positiivinen kokonaisluku, kirjain tai kirjaimen ja kokonaisluvun yhdistelmä. Pakollinen.

Tila: Tilamallin avulla määritellään dokumentin työkierto, esim. luonnos, valmis, hyväksytty. Määritellään usein asiakaskohtaisesti. Pakollinen.

Kuvaus: Dokumenttiin liitettävä tarkempi selvennys siitä, mitä dokumentti sisältää tai mihin käyttöön se on tarkoitettu. Pakollinen.

Luokite: Luokitetieto, jolla dokumentti luokitellaan. Luokite on hierarkinen tieto jonka avulla dokumentti löytyy ja jonka avulla voidaan määritellä dokumentin näkyvyys eri käyttäjäryhmille. Määritellään aina asiakaskohtaisesti. Pakollinen.

Vastuuhenkilö: Valitaan dokumentin tilan vaihdossa.

Julkisuus: Dokumentin julkisuusaste, jonka avulla voidaan määritellä dokumentin näkyvyys eri käyttäjäryhmille.


Dokumenttien tuonti

Tuonti siis tehdään yleensä Excel taulukon avulla. Excel taulukko sisältää vähintään alla olevassa kuvassa esitetyt tiedot.


Kentän nimiKentän kuvausSelitePakollisuus
OBJCODETunnusDokumentin tunnussarjastaX
OBJNAMENimiDokumentin nimiX
EXTVCIDVersionumeroVersionumero, oletuksena "0"
STATUSIDTilan idValintatyyppinen kenttä, esim. draft,finished,approved (oletus draft)
DESCRKuvaus
X
CLASSIFICATIONLuokite
X
PUBLICITYJulkisuusValintatyyppinen kenttä  i = sisäinen oletus p = yleinen s = luettavissa (oletus i)
FILENAMETiedostonimiDokumentin tiedosto, esim. maalausohje.xlsxX
VIEWERFILEKatselutiedoston nimiKatselutiedosto, esim maalausohje.pdf
PDMOBJECTTYPEIDTyyppiVakioteksti "0000000001"X
BASEJCLASSLuokkaVakioteksti "doc"
COMMENTMuutoksen kuvausKommentti lisätään palautuskomenttilistaan kuten palautuksessa



Jos mukana on tiedostoja, ne pakataan metadatan kanssa zip-tiedostoon siten, että metadata on Excel taulukossa ja dokumenttiin liittyvät tiedostot metadata.xls tiedoston rinnalla olevassa hakemistossa nimeltä FILES. 

Esimerkki:

.\FILES\1234.docx
.\FILES\5678.docx
.\metadata.xlsx

Huomioitavaa:

  • Luokite-kentässä pitää olla luokitteen tunnus, ei kuvaus
  • Tilan id-kentässä pitää olla tietokantaan tallennettava arvo, ei käyttäjälle näkyvä informatiivinen kuvaus. Mikäli tilamalli on poikkeaa Flow standardista, Vertex toimittaa tilojen id:t asiakkaalle.
  • Vastuuhenkilöä ei  voi päivittää Excel-taulukon avulla

Excel-taulukon avulla voidaan joko luoda uusia dokumentteja tai päivittää jo olemassa olevan dokumentin tietoja.

Katso: Tuo tietoja Flow'hun ja Dokumenttien kevyttuonti

JavaScript errors detected

Please note, these errors can depend on your browser setup.

If this problem persists, please contact our support.