Liitynnät muihin järjestelmiin
Yrityksessä on yleensä useita järjestelmiä käytössä. Nämä ohjelmat on tyypillisesti hankittu historian eri vaiheissa ja niiden roolit ovat myös muotoutuneet historian saatossa. Ohjelmien roolia kannataisikin tarkentaa aina uuden ohjelman tullessa taloon. Voi olla, että uusi ohjelma hoitaisi jonkin osa-alueen paljon tehokkaammin kuin joku vanhoista järjestelmistä. Yrityksessä voi olla käytössä esimerkiksi tuotannonohjaus (ERP), asiakkuuksien hallinta (CRM) sekä tuotetiedon hallinta tai tuotteen elinkaaren hallinta (PDM, PLM). Tuotetiedonhallintaohjelmisto ei juuri koskaan ole ainoa koko organisaation kattava ohjelmisto yrityksissä.
Oheinen kuva esittää eri ohjelmissa käsiteltävää dataa. Kuvasta havaitaan, että osa datasta on yhteistä ja menee päällekkäin eri ohjelmian välillä. Osa on sellaista, joka on käytössä vain yhdessä ohjelmassa. Yhteisen datan syöttäminen jokaiseen järjestelmään erikseen ei ole järkevää - siinä voi tapahtua virheitä ja datan pitäiminen ajantasaisena jokaisessa järjestelmässä erikseen on työlästä ja käytännössä mahdotonta. Tämä luo tarpeen yhteisen aineiston kopioimiselle - integraatiolle - järjestelmästä toiseen. Kopioiminen edellyttää sopimista siitä, mikä järjestelmä toimii ns. masterina, eli kopioinnin lähteenä. Kopioinnin lähteessä ylläpidetään tietoja. Muut järjestelmät ovat vain kopioinnin kohteita, eli niihin data tuodaan kopioinnin lähteestä ja yhteisen datan muokkaus on näissä järjestelmissä kiellettyä. Tämä ei tietenkään koske sellaista dataa, jota kopioinnin master-järjestelmässä ei lankaan käsitellä. Tyypillisesti PLM-järjestelmässä ja ERP-järjestelmässä yllipidettävä nimikedata jo käyttötarkoituksen vuoksi kattaa erilaista metadataa. Yleensä masterina toimii PLM, jonka nimikedataa jalostetaan jo integraation kopiointivaiheessa ERP:iin tuotaessa. Varastopaikat ja verotiedot eivät ole suunnittelijan kannalta tärkeitä, mutta olennaisia ERP-järjestelmässä.
Tuonti ja vienti Flow järjestelmässä
Tuonti
Flow-käyttöönoton yhteydessä tilanne on usein se, että tietokanta on tyhjä ja data on kokonaan jossakin muualla. Jotta Flow saataisiin tehokkaaseen käyttöön, sinne pitäisi saada tuotua aineistoa. On tarve saada siirrettyä verkkolevyillä ja muissa järjestelmissä olevia dokumentteja, malleja, projekteja, ym. Flow'n tietokantaan. Myöhemmin käyttöönoton jälkeen voi tulla vastaan tilanteita, missä jostakin toisesta järjestelmästä pitäisi saada siirrettyä Flow'n piiriin aineistoa kertaluonteisesti helposti ja nopeasti. Flow tarjoaa mahdollisuuden datan - dokumenttien, nimikkeiden tai muiden objektien - tuontiin sekä vientiin. Siirtotiedoston muoto on useimmiten XLS tai XMS. Siirrettäessä esimerkiksi projekteja tai asiakkaita vain metadataa käsitellään. Jos siirretään dokumentteja, useimmiten mukana on myös tiedostoja. Ne pakataan metadatan kanssa zip-tiedostoon ennen tuontia ja zip-tiedosto tuodaan.
Flow'ssa jokaisella objektilla (projekti, asiakas, nimike, jne.) on yksikäsitteinen tunnus. Kun perustat yksittäisiä objekteja, tunnus tulee useimmiten Flow'n sarjasta automaattisesti ja seuraava vapaa numero päivittyy. Jos tuot objekteja siirtotiedostosta, tiedon tuonti Flow'hun ei tee muutoksia koodisarjoihin. Tämän vuoksi tarkista aina Flow'n koodisarjan seuraava vapaa numero, ettei numero mene päällekäin Flow'ssa jo olevan aineiston kanssa.
Tietojen massapäivitys on myös helppo tehdä tuonnin avulla, esimerkiksi nimikkeen luokitteen muuttuminen uudeksi. Tällöin tuontitaulukossa tarvitaan vain objektin pakolliset tunnistetiedot sekä muuttunut kenttä. Kaikille objektityypeille pakolliset tunnistekentät tuonnissa ovat objektin tunnus (OBJCODE) sekä objektin tyyppi (PDMOBJECTTYPEID).
Jos aineiston siirto on jatkuvaa, tuonti voidaan tehdä myös automatiikalla ja ajastaa sopivalle syklille. Datan tuontia voidaan ohjata erilaisilla asetuksilla. Mikäli kyse on yrityksen ohjelmien integraatiosta, tuonti tai vienti kannattaa aina ajastaa esimerkiksi kerran tunnissa tapahtuvaksi.
Vienti
Flow'sta voidaan viedä ainineistoa ulos, jos sitä tarvitaan jossakin muualla. Dokumentin tiedosto (katselutiedosto tai originaali) voidaan ladata käyttäjän koneelle tai verkkoon. Nimikerakenteesta tai projektista voidaan tehdä erilaisia raportteja ja PDF-kirjoja. Sähköpostia kirjoitettaessa voidaan helposti hakea liitetiedosto Flow'sta Outlookin SaveToFlow-toiminolla. Varsinaisella viennillä tarkoitetaan kuitenkin toimintoa, joka käynnistetään keräilykorista tai yksittäisen objektin kortilta valinnalla Työkalut > Vie. Toiminto kirjoittaa yksittäisen objektin tapauksessa metadatan yhteen siirtotiedostoon, jonka käyttäjä voi tallentaa levylle. Keräilykorin tapauksessa toiminto kirjoittaa keräilykorin sisältönä olevien kaikkien objektien datan siirtotiedostoon. Jos objektiin liittyy tiedosto, metadata yhdessä tiedoston (tai tiedostojen) kanssa pakataan vielä zip-muotoon. Vienti voidaan tehdä kertaluonteisena toimenpiteenä tai jos ollaan rakentamassa integraatiota johonkin toiseen järjestelmään, vienti voidaan myös automatisoida ja ajastaa tietyllä ajanjaksolla tapahtuvaksi.
Siirtotiedoston muodon valintaan käyttäjälle tarjotaan vaihtoehtoina XLS, XML, CSV, määrämittainen teksti tai HTML. Helpoin valinta siirtotiedoston muodoksi on yleensä XLS (Excel). Tekstimuotoisia siirtotiedostoja ovat XML, CSV ja määrämittainen teksti. Jos vietävänä on objekteja, joihin liittyy tiedosto, metadatan sisältävä siirtotiedosto (XSL tai XML) pakataan yhdessä tiedoston (tai tiedostojen) kanssa zip-muotoon.
Viennin yhteydessä käyttäjä voi valita, mitä tiedostoja pakataan mukaan, jos objekteihin liittyy tiedostoja. Valinnan mukaan käyttäjä voi ottaa mukaan vientiin originaalitiedostot tai pelkästään katselutiedostot. Jos esim. CAD-lisenssiä ei ole käytettävissä, pelkkä katselutiedoston valinta siinä tapauksessa riittää.