Luokitteiden hallinta

Usein yrityksessä on olemassa verkkolevyllä tiedostoja kansioissa, joiden nimet kuvaavat, minkätyyppisiä dokumentteja kansiossa on. Helpoin tapa perustaa luokitteet Flow:hun on tehdä ne saman nimisiksi kuin verkkolevyn kansiot.  Tässä tulee kuitenkin käyttää harkintaa. Jos verkkolevyn luokiterakenteessa on otettu kantaa moneen eri tekijään (päivämäärä, projekti, asiakas, jne.), tulisi luokitteet laatia eri tavalla Flow-käyttöä silmälläpitäen. Verkkolevyjen kansiorakennetta sellaisenaan Flow'n luokitehierarkiaksi siirrettäessä Flow-järjestelmän hyödyntäminen voi jäädä hyvin puutteelliseksi.

Luokittelu kannattaa tehdä kuitenkin niin, että yhteen luokitteeseen ei tule tuhansia objekteja (liian karkea jaottelu) mutta ei myöskään hyvin pientä määrää (liian tarkka jaottelu).

Luokitetta, jonka alla on dokumentteja tai muita objekteja ei voi poistaa, mutta sen ominaisuuksia voi muuttaa.

Luokitteiden muokkaus XML -tiedoston avulla

Luokitteita voi muokata myös XML muodossa systeeminhoitajan oikeuksin portaalin kautta.

Valitse Portal > System Administrator > Miscellaneous > Edit Classifications

Luokitteiden vienti XML tiedostoon

• Valitse Luokitteet XML -muodossa
• Tallenna tiedosto classifications.xml levylle
• Muokkaa XML -tiedostoa sopivalla tekstieditorilla (notepad, notepad++)
  • Voit lisätä luokitteita vapaasti
• Tallenna tiedosto
  
  

Luokitteiden päivitys Flow'hun

• Valitse Browse (yllä olevassa kuvassa vihreä laatikko)
• Hae tiedostoa classifications.xml
• Valitse Päivitä
• Päivitys on onnistunut kun näytölle kirjoittuu teksti Update successfull
  • Mikäli XML tiedostossa on syntaksivirheitä, saat virheilmoituksen, tarkista silloin tiedoston muoto
  • Vinkki: Voit tarkistaa XLM tiedoston syntaksin raahaamalla sen esim. IE selaimeen
    • Jos tiedosto aukeaa, se on virheetön, muussa tapauksessa tarkista muoto

Et voi poistaa luokitteita luokitteiden päivitystoiminnolla.

Luokitteiden muokkaus yksitellen

Uuden luokitteen voi tehdä valitsemalla hiiren oikealla jokin luokitekansio tai objektin päätaso ja sieltä toiminto "Uusi luokite".

Jos Flow- järjestelmällä on sekä suomen- että muunkielisiä käyttäjiä, kannattaa tunnuksesta tehdä kieliriippumaton ja kuvauksiin kielen mukainen kuvaus (kuva vasemmalla). Jos kaikki käyttäjät ovat suomenkielisiä, voi luokittelun tehdä pelkällä tunnuksella (kuva oikealla):

Luokitteiden käyttäjälle näkyvän kielin valinta

Kun luokitejärjestelmästä on tehty kaksikielinen (Katso edellä kohtaa käyttö luokite kerrallaan), niin käyttäjä voi itse valita, kummalla kielellä luokite näkyy.

• Portaali > Kieli (sisältö) > Tyhjä tarkoittaa oletuskieltä (useimmiten suomi), mutta on vaihdettavissa englanniksi.
• Flow on käynnistettävä uudelleen, jotta sisältökieli ladataan.