Luokitteiden hallinta

Yrityksissä verkkolevyillä on usein kansioita, joiden nimet kuvaavat niissä olevien tiedostojen tyyppiä. Helpoin tapa luoda luokitteet Flow-järjestelmään on nimetä ne samoin kuin nämä kansiot. Tämä vaatii kuitenkin harkintaa. Jos verkkolevyjen kansiorakenne perustuu useisiin eri tekijöihin, kuten päivämäärään, projekteihin tai asiakkaisiin, ei sitä kannata sellaisenaan siirtää Flow’n luokitehierarkiaksi. Tällöin Flow’n mahdollisuuksia ei hyödynnetä tehokkaasti.

Luokittelussa kannattaa pyrkiä tasapainoon: yhteen luokitteeseen ei tulisi kerääntyä tuhansia objekteja (liian karkea jaottelu), mutta ei myöskään vain muutamia (liian hienojakoinen jaottelu).

Luokitetta, jonka alla on dokumentteja tai muita objekteja, ei voi poistaa, mutta sen ominaisuuksia voi muuttaa.

Luokitteiden muokkaus XML-tiedoston avulla

Luokitteita voi muokata myös XML-muodossa systeeminhoitajan oikeuksin portaalin kautta.

Valitse Portal > System Administrator > Miscellaneous > Edit Classifications

Luokitteiden vienti XML-tiedostoon

• Valitse Luokitteet XML-muodossa
• Tallenna tiedosto classifications.xml levylle
• Muokkaa XML-tiedostoa sopivalla tekstieditorilla (notepad, notepad++)
  • Voit lisätä luokitteita vapaasti
• Tallenna tiedosto
  
  

Luokitteiden päivitys Flow'hun

• Valitse Browse (yllä olevassa kuvassa vihreä laatikko)
• Hae tiedostoa classifications.xml
• Valitse Päivitä
• Päivitys on onnistunut kun näytölle kirjoittuu teksti Update successfull
  • Mikäli XML-tiedostossa on syntaksivirheitä, saat virheilmoituksen, tarkista silloin tiedoston muoto
  • Vinkki: Voit tarkistaa XLM-tiedoston syntaksin raahaamalla sen esim. www-selaimeen
    • Jos tiedosto aukeaa, se on virheetön, muussa tapauksessa tarkista muoto

Et voi poistaa luokitteita luokitteiden päivitystoiminnolla.

Luokitteiden muokkaus yksitellen

Uuden luokitteen voi tehdä valitsemalla hiiren oikealla jokin luokitekansio tai objektin päätaso ja sieltä toiminto "Uusi luokite".

Jos Flow- järjestelmällä on sekä suomen- että muunkielisiä käyttäjiä, kannattaa tunnuksesta tehdä kieliriippumaton ja kuvauksiin kielen mukainen kuvaus (kuva vasemmalla). Jos kaikki käyttäjät ovat suomenkielisiä, voi luokittelun tehdä pelkällä tunnuksella (kuva oikealla):

Luokitteiden käyttäjälle näkyvän kielin valinta

Kun luokitejärjestelmästä on tehty kaksikielinen (Katso edellä kohtaa käyttö luokite kerrallaan), niin käyttäjä voi itse valita, kummalla kielellä luokite näkyy.

• Portaali > Kieli (sisältö) > Tyhjä tarkoittaa oletuskieltä (useimmiten suomi), mutta on vaihdettavissa englanniksi.
• Flow on käynnistettävä uudelleen, jotta sisältökieli ladataan.