Tietosuojakäytännöt

Luotetut tietoliikenneyhteydet

Flow'n ja DS:n www-selainkäyttö (SSL, VPN)

Yrityksen lähiverkossa tai etäkäyttö suojatulla VPN-yhteydellä http-selainkäyttö ovat riittäviä.

Suojaamattomissa internet yhteyksissä voidaan käyttää SSL-suojattua https-yhteyttä, mikä on Flow/DS tuotteissa vakiona mahdollista.

Asiakkaan tulee itse hankkia ulkoinen varmenne SSL sertifikaatti ulkoiselta taholta tai operaattoriltaan, vasta tällöin SSL-selainkäyttö ei ilmoita varmenteen puuttumisesta (This site is not secure, punainen väritys jne.)

Vertex CAD ja Flow/DS-integraation käyttö

Yrityksen lähiverkossa tai suojatulla VPN-yhteydellä CAD -liityntäkäyttö suojaamattomalla yhteydelIä (IOP) on riittävä.

Suojaamattomissa internet yhteyksissä voidaan käyttää suojattua (SSLIOP) CAD -liityntäyhteyttä,  mikä on Flow/DS tuotteissa vakiona mahdollista.

Ladatut tiedostot

Käyttäessäsi Flow'n tai DS:n toimintoa ’Varaa ja Avaa’ koneellesi latautuu paikallinen kopio kyseisestä dokumenttitiedostosta. Mikäli tiedosto sisältää GDPR:n mukaisia henkilötietoja, varmistu, että paikalliset kopiot poistetaan tai niiden aiheuttamasta tietoturvariskistä on huolehdittu muutoin. Paikallinen kopio latautuu Windows 10 käyttöjärjestelmällä ja www-selaimen Java plug in -tuella varustetulla koneella oletuksena AppData–kansioon (työtila): C:\Users\<user>\AppData\LocalLow\Sun\Java\Deployment\cache\VxPdmDownload\<folder>. Kun kirjaudut ulos Flow- tai DS-järjestelmästä www-selaimella, Java plug in -laajennus poistaa työtilasta automaattisesti yli 40 päivää vanhat dokumenttien väliaikaistiedostot. Katselua varten ladatut poistetaan heti. Jos käytössä ei ole Java plug in -laajennusta (esim. tablet-laitteet) tai kyse on Raportit- tai PDF-kirja-toimintojen tuottamista tiedostoista, tallentuvat ne www-selaimen tai laitteen tallennuskäytäntöjen mukaan. Kun käsittelet tietosuoja-asetuksen mukaisia henkilötietoja tai muita arkaluonteisia dokumentteja, poista paikalliset kopiot koneeltasi manuaalisesti käsittelyn jälkeen. Muistathan tyhjentää myös koneesi roskakorin. Tällä toimenpiteellä varmistat, ettei tietoturva vaarannu.

Flow'n ja DS:n tietosisältö

Tallentaessasi tietoja järjestelmään harkitse tietosisältö myös tietosuoja-asetuksen kannalta. Mikäli tiedoissa on tietosuoja-asetuksen tarkoittamia henkilötietoja, niiden pitää olla oikein ja välttämättömiä. Toisin sanoen, mikäli henkilötieto ei ole välttämätön, älä tallenna sitä.

Käyttäjäloki (Käyttäjäloki-tuoteoptio)

Käyttäjäloki kerää tietokantaan tietoja järjestelmään kirjautuneiden käyttäjien suorittamista toiminnoista tietyllä ajanhetkellä. Näitä toimintoja voivat olla mm. sisäänkirjautuminen tai tietyn dokumentin avaaminen muokattavaksi. Käyttäjälokiin liitetty tuoteoptio mahdollistaa lokitietojen Excel-raportoinnin. Excel raportoinnilla järjestelmän pääkäyttäjät pystyvät tarvittaessa selvittämään tietoturvaloukkauksia tai tietojen muuta väärinkäyttöä.

Sovelluspalvelimen lokitiedot (Tomcat)

Flow ja DS sovelluspalvelimet tallentavat käytönaikaista tietoa omiin lokitiedostoihinsa. Tiedostot ovat tallessa palvelimella ja niihin on pääsy vain järjestelmien ylläpitäjillä. Lokitiedot sisältävät tietoa käyttäjien suorittamista toiminnoista, mahdollisista virhetilanteista tai muista ohjelmistoon liittyvistä käyttötilanteista. Näitä tietoja käytetään vain tuotteen ylläpitoon ja käytettävyyden tai laadun parantamiseen.